Arsip Penting Mudah Rusak? Ini Penyebabnya!

Arsip yang berisi dokumen penting perusahaan ataupun pribadi perlu dijaga keutuhannya. Diperlukan ketelitian dan ketelatenan dalam memelihara arsip. Namun, tidak sedikit yang mengalami kerusakan pada arsip, salah satunya disebabkan karena penyimpanannya yang kurang baik. Padahal, ada Jasa Simpan Arsip yang dapat diandalkan untuk menjaga arsip Anda. Mereka yang belum pernah menggunakan jasa ini, biasanya hanya menyimpan arsip di dalam box saja tanpa memperhatikan kondisi lainnya. Akibatnya, arsip mudah rusak. Lantas, apa saja yang dapat menyebabkan hal tersebut terjadi? Simak ulasan di bawah ini.

1. Tidak memperhatikan suhu dan cahaya ruangan. Faktor pertama arsip mudah rusak adalah akibat tidak memperhatikan suhu ruangan. Penyimpanan arsip tidak boleh di sembarang tempat. Sebab, menyimpan arsip di suhu yang tidak tepat akan menyebabkan beberapa kerusakan. Arsip juga tidak boleh terkena cahaya matahari atau sinar ultraviolet secara langsung dan terus menerus. Arsip akan mengalami kerusakan pada tulisan dan kertas jika tidak memperhatikan hal tersebut. Oleh sebab itu, pastikan tersimpan dalam ruangan khusus.
2. Kondisi ruangan yang penuh debu. Debu yang menempel juga menjadi penyebab arsip Anda mudah rusak. Tidak hanya debu, tetapi juga kotoran-kotoran, asap, dan tanah dapat mempercepat kerusakan arsip. Setidaknya, ruangan harus dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner seminggu sekali. Jika hanya membersihkan ruangan dengan menggunakan sapu, debu2 yang terdapat di sela-sela yang tidak terjangkau tidak dapat dibersihkan. Ruangan yang bersih tidak akan mengundang serangga yang dapat merusak arsip.
3. Ruangan tercampur dengan zat-zat kimia. Terkadang, seseorang menyimpan arsip di dalam ruangan yang di dalamnya terdapat zat-zat kimia yang dapat merusak kertas, seperti gas asidik dan zat asam. Gas asidik dapat menyebabkan kertas luntur dan pudar. Inilah yang paling sering ditemukan pada kasus kerusakan arsip. Oleh sebab itu, disarankan untuk memakai kertas yang mengandung pH 7 atau mengandung alkalin. Zat asam juga dapat mengubah warna kertas karena asam mengandung pH yang kurang dari 7.
4. Merokok di dalam ruangan. Arsip yang disimpan di sembarang tempat, membuat kita tidak bisa mengetahui siapa saja yang masuk ke dalam ruangan tersebut. Bisa saja orang tersebut merokok di dalam ruangan atau membawa kotoran dari luar. Debu rokok dapat menempel pada box atau kertas arsip sehingga mempercepat kerusakan. Selain itu, merokok di dalam ruangan juga berbahaya dan berisiko terjadinya kebaran karena kertas mudah terbakar.

Nah, itulah faktor penyebab kerusakan arsip. Lebih baik simpan arsip Anda di tangan yang tepat, seperti pada laman: https://www.crownrms.com/id/services/document-management-and-storage/carton-management/. Sebab, jasa tersebut sudah berstandard internasional sehingga Anda tidak perlu khawatir menitipkan arsip atau dokumen Anda. Semoga bermanfaat!